Nawet najmniejsza, często jednoosobowa firma musi prowadzić szereg rozliczeń, wystawiać faktury i rachunki. Im mniej osób zajmuje się prowadzeniem dokumentacji, tym może być trudniej wszystko ogarnąć i do tego bezbłędnie. Żeby nie popełnić pomyłki w fakturze, część przedsiębiorców decyduje się na ręczne ich wypisywanie – wolą robić to wolniej, ale dokładniej, zyskując odpowiedni (ich zdaniem) poziom kontroli nad księgowością. Tymczasem niekoniecznie zaufanie sobie w 100% jest właściwe, bo z różnych przyczyn mogą pojawiać się różne pomyłki. Czy to stres, czy hałas w miejscu pracy, czy setka innych obowiązków – każda z tych rzeczy może pośrednio doprowadzić do fatalnych w skutkach pomyłek. Programy się nie mylą, stąd warto rozważyć zastąpienie siebie programem do fakturowania.
Warto rozważyć zakup programu
Część osób uważa wystawianie faktur za coś wyjątkowo trudnego. Czynnikiem stresującym może też być fakt, że od naszej najmniejszej pomyłki zależy rozwój całej działalności, a każdy błąd wiąże się z poważnymi konsekwencjami – chociażby wymierzonymi przez Urząd Skarbowy. W dzisiejszych czasach każda działalność musi być właściwie dokumentowana, a dokumenty księgowe obłożone są konkretnymi wymaganiami formalnymi. Stąd warto dołożyć starań, by pomyłek unikać, a wszelkie dokumenty tworzyć bez odwlekania, przestrzegając terminu.
Program może nas wyręczyć!
Przerzucenie części obowiązków na odpowiednią aplikację pomoże zmniejszyć ryzyko popełnienia drastycznego błędu i zapewni łatwiejsze kontrolowanie terminów. Wystarczy tylko dobrze wybrać. Nawet najprostszy program do fakturowania zapewnia sporą automatyzację pracy, na przykład zapamiętuje całkiem sporo danych, które wpisujemy w wielu podobnych dokumentach. Podczas korzystania z aplikacji tworzona jest też swoista baza rekordów, dzięki czemu można autouzupełniać dane osób, dla których regularnie wystawia się faktury i rachunki. Im dłużej trwa praca z programem, tym większa jest oszczędność czasu. Stosując ciągle program do fakturowania, można znacznie przyspieszyć pracę i stać się niezwykle komfortowym partnerem dla wszystkich klientów oraz współpracowników.
Jaki program będzie najlepszy?
Wśród dostępnych na rynku aplikacji pomagających przy wystawianiu faktur wybieramy oczywiście tę, która wydaje się najbardziej komfortowa. Chodzi o intuicyjność jej obsługi, czas uczenia się wszystkich funkcji, szybkość działania. Trzeba też zwrócić uwagę na możliwości programu. Niektóre mają rozbudowane możliwości, chociażby powiązanie z kontem bankowym, monitorowanie wpłat i wypłat, przygotowywanie i wystawianie wezwań do zapłaty, tworzenie zleceń i zestawień. Można też zauważyć, że ta lub inna aplikacja zdaje się być idealna do danego profilu firmy.
Ważna jest kwestia licencji. Kupując program, trzeba zwrócić uwagę, jak bardzo aplikacja opłaca się w przeliczeniu na ilość komputerów objętych jedną licencją – do zastosowań biurowych spotyka się często programy z licencją kilkustanowiskową, wtedy więc oszczędzamy nieco na zakupie poszczególnych aplikacji na każdy z komputerów w firmie. Licencja wielostanowiskowa jest droższa, ale i tak się opłaca, zwłaszcza że umożliwia legalne korzystanie z programu, dostęp do różnych aktualizacji, pomocy technicznej, nowych wersji (update programu) itd.
