Jak powszechnie wiadomo każda z transakcji, która jest dokonywana na terenie naszego kraju musi być w jakiś sposób udokumentowana. Obowiązek ten szczególnie muszą przestrzegać osoby prowadzące działalność gospodarczą, gdyż za jego niedopełnienie grożą dość poważne konsekwencje.
Co należy wiedzieć o e-fakturach
Jednymi z podstawowych dokumentów, które są stosowane w tym celu są oczywiście faktury vat. Jeszcze kilkanaście lat temu tego typu dokumenty wystawiane były na papierowych bloczkach. Dzisiaj natomiast szeroko rozumiany rozwój technologiczny sprawił, że właściwie standardem w polskich przedsiębiorstwach stają się już faktury online. trudno się z resztą takiemu trendowi dziwić, gdyż tego typu forma jest bowiem nie tylko dużo sprawniejsza, lecz także pozwala oszczędzać firmowe pieniądze.
Każda standardowa faktura wymaga przecież wydrukowania i często także wysłania do kontrahenta a to zawsze kosztuje. Oczywiście pomimo powszechnie znanych zalet jakie niesie za sobą fakturowanie online wciąż pozostają takie firmy, które obawiają się wprowadzić taką formę dokumentacji u siebie. Dlatego też w tym artykule wyjaśniamy nieco wszelkie wątpliwości.
Jakie są ogólne zasady wystawiania faktur online?
Jak można się domyśleć podstawową zasadą o której należy w tym wypadku pamiętać jest to, że takie potwierdzenie powinno zawierać wszystko to co standardowy dokument w formie papierowej. Oznacza to ni mniej ni więcej tylko tyle, że na fakturze koniecznie muszą znaleźć się między innymi następujące elementy: data wystawienia, numer identyfikacyjny, imiona i nazwiska lub też nazwy podatników biorących udział w transakcji, numery identyfikacyjne podatników, daty dokonania czynności lub wykonania usługi, stawkę podatku czy też kwotę należności ogółem.
Jak mówi ustawa o VAT to w gestii samego podatnika pozostawia się decyzję o tym jak zachować czytelność czy też sposób autentyczności dokumentu. Bardzo ważną kwestią o której musimy pamiętać jest także zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktur online. Musi być ona wyrażona w sposób jasny i czytelny co oznacza, że nie ma tu miejsca na żadne domysły. Często więc w praktyce rynkowej taka zgoda wyrażana jest przez dany podmiot czy też osobę prywatną na piśmie.
Dokument uznaje się za dostarczony z chwilą, gdy dociera do odbiorcy. W prawodawstwie często z resztą stosuje się określenie, iż jest to chwila „gdy odbiorca miał możliwość zapoznania się z jego treścią”. Jak więc możemy zauważyć po spełnieniu wymagań formalnych nic nie stoi na przeszkodzie by wdrożyć takie rozwiązanie. Wówczas właściwie jedyną rzeczą której będziemy potrzebować będzie już tylko odpowiedni program do faktur online.
Naszym zdaniem najlepszym wyborem będzie Faktura.pl. To prosty i intuicyjny program, z którego pomocą pierwszą fakturę wystawisz w mniej niż 30 sekund. Do skorzystania z Faktura.pl potrzebne są jedynie: adres e-mail i urządzenie z dostępem do Internetu. Dodatkowym atutem programu jest możliwość dodawania dokumentów kosztowych i przesyłania dokumentów bezpośrednio do księgowej.
